Un incident pendant vos vacances : vos employés sont-ils prêts ?

Si vous êtes entrepreneur ou commerçant, vos vacances sont d’autant plus précieuses qu’elles sont rares. Pour pouvoir vraiment décrocher, vous devez être sûr que vos employés sauront se débrouiller sans vous. Vous les avez certainement bien entraînés pour prendre le relais des activités normales. Mais comment réagiront-ils s’il survient une catastrophe ou un sinistre ? Pour les aider à affronter l’adversité, il faut les y préparer.

L’idéal est d’avoir un plan d’urgence. Sa première composante est à la portée de toutes les entreprises, même les plus petites : une liste de contacts que vous laissez aux employés qui restent quand vous partez en congé.

Cette liste ne sera pas seulement utile en situation de catastrophe, heureusement peu fréquente. Elle aidera vos employés à bien réagir aux nombreux petits incidents qui émaillent le quotidien d’une entreprise.

Un employé déclenche le système d’alarme par erreur ; le stationnement a un besoin urgent de déneigement ; une pluie torrentielle inonde le sous-sol ; un bris du système de climatisation met votre marchandise à risque : vos employés pourraient devoir affronter ce genre de situation en votre absence. Leur dire, d’avance, qui contacter dans quel cas leur facilitera la tâche, et cela pourrait vous éviter des dommages supplémentaires.

Voici des éléments qui devraient figurer dans une liste de contacts d’urgence.

Les services d’entretien et de réparation

Ces services pourraient comprendre le fournisseur qui fait l’entretien ménager, l’entrepreneur qui assure le déneigement, les responsables de l’entretien des ascenseurs, l’électricien et la société qui fait l’entretien ou les réparations du système de climatisation. Si vous n’avez pas de fournisseur attitré à l’entretien ou à la réparation d’un équipement, les coordonnées du détaillant pourraient s’avérer utiles.

La compagnie responsable du système d’alarme devrait également figurer dans la liste des contacts d’urgence.

Le gestionnaire ou le propriétaire de votre immeuble

Si un incident ou un sinistre affecte vos locaux, vos employés voudront en aviser rapidement le gestionnaire, le propriétaire ou le locateur des lieux. Celui-ci est censé connaître le bâtiment de fond en comble et peut aider vos employés à remédier à certains problèmes. Il pourrait, par exemple, indiquer comment interrompre l’arrivée d’eau en cas de bris de canalisation. Il dispose aussi de sa propre liste de fournisseurs, qui pourrait compléter la vôtre.

Les services publics

Les fournisseurs d’eau, de gaz et d’électricité sont des contacts utiles. Ils peuvent jouer un rôle crucial pour limiter les dommages causés par certains incidents, tels qu’une fuite de gaz ou l’éclatement d’un tuyau.

Vos employés

Si un problème survient dans l’entreprise, il est probable que l’employé témoin du problème voudra en aviser les autres employés. Dans certains cas, ce sera pour leur dire de ne pas se présenter au travail. Dans d’autres cas, au contraire, il pourrait leur demander de l’aide pour affronter la crise — par exemple, pour déplacer des marchandises au sous-sol afin qu’elles ne soient pas atteintes par un dégât d’eau ; ou pour sortir des locaux des biens qui risquent d’être affectés par le sinistre. En vertu de votre contrat d’assurance entreprise, vous êtes responsable de prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger vos biens en cas de sinistre.

Votre assureur

Vous devez appeler votre assureur le plus vite possible lorsque votre entreprise est victime d’un sinistre. Il est donc fortement recommandé d’indiquer dans votre liste le nom de votre société d’assurance, le numéro de votre police d’assurance et le numéro de téléphone du service d’indemnisation. Votre assureur pourra ainsi entamer rapidement le processus de règlement pour que votre entreprise se remette sur pied dans les meilleurs délais.

Vous pensez que certains de ces contacts sont déjà bien connus des employés ? Soyez conscient qu’en situation d’urgence, la panique peut jouer de mauvais tours à la mémoire ! Mieux vaut être prévoyant et consigner toute l’information essentielle au même endroit.

À vous de voir à qui confier cette liste. Peut-être voudrez-vous avoir plusieurs listes, adaptées au niveau de responsabilité des employés auxquels vous les fournirez. Par exemple, les codes de sécurité de votre système d’alarme sont sans doute à réserver à des gestionnaires ou des employés de confiance. La liste des numéros de téléphone et adresses de courriel de vos employés est aussi un document dont vous voudrez probablement restreindre l’accès.

Une chose importante est que votre liste de contacts d’urgence soit disponible en dehors des locaux de l’entreprise. Sinon, un incendie ou un dégât majeur peut la rendre inaccessible.

Laisser une liste de contacts complète et à jour vous permettra de partir en congé l’esprit tranquille. Et pour rester serein, en vacances comme le reste de l’année, rien ne vaut une assurance entreprise qui répond bien à vos besoins.